COVID 19: disruptor o acelerador de la innovación en los espacios de trabajo 

Mónica Soto | Directora en 3g office España

 

La transformación de los espacios estará influida sin duda por los cambios producidos en las maneras de trabajar y vivir que, a su vez, están claramente influidos por el despliegue masivo del teletrabjo.

 

 

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Si tras el 11 de septiembre la seguridad cobró mayor relevancia y llevó a adoptar medidas de seguridad que hoy en día siguen vigentes, el Covid 19 va a incrementar de nuevo nuestra necesidad de protección. 

En este momento, es muy difícil predecir qué medidas se van a tomar para frenar los contagios masivos. Algunas se adoptarán con fundamento científico y otras se impulsarán buscando, quizás, un efecto placebo. El propósito será incrementar nuestra sensación de protección. Lo que resulta evidente es que si queremos ser menos vulnerables tendremos que adoptar cambios en nuestro modo de vida.

La pandemia ha despertado muchas conciencias y va a impactar, sin duda, en la forma en que desarrollaremos nuestro día a día, lo que se reflejará necesariamente en el uso que hacemos del espacio.

El nuevo escenario se puede plantear en tres ejes:

  • El esfuerzo colectivo: es necesario que todos colaboremos para que esto cambie. No depende del gobierno, de la unión europea… Depende de cada uno de nosotros.
  • La condición individual: la percepción de fragilidad y necesidad de protección varía con cada persona. Habrá mayor aceptación a las condiciones personales e individuales y una mayor empatía con el otro.
  • Una mayor vigilancia: Parece que, con el fin de prevenir contagios, la mayoría estaríamos dispuestos a aceptar cierta “bio-vigilancia”. Un escenario, que, de no estar bien legislado, será propio de películas como Gattaca.

A su vez y a la hora de analizar los cambios que estas circunstancias tendrán en el diseño de los espacios, hay que diferenciar entre los impactos derivados de las consecuencias a corto y medio plazo, -como la relajación del confinamiento ante la superación de la crisis sanitaria-, y los cambios que se implantarán a largo plazo, en un mundo “posvacuna”.

La transformación de los espacios estará influida sin duda por los cambios producidos en las maneras de trabajar y vivir que, a su vez, están claramente influidos por el despliegue masivo del teletrabajo.

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 Durante este periodo de confinamiento estamos realizando el mayor piloto a escala global del trabajo desde casa. Este gran experimento se realiza en unas circunstancias excepcionales que conllevan, entre tantas otras, estados anímicos marcado por la soledad, “ansiedad” por conectar con el mundo, incertidumbre ante la situación laboral o la vulnerabilidad ante una sociedad en la que “solo vales lo que produces”; incluso por el hecho de que la realización del trabajo y de las llamadas se realiza, en muchas ocasiones, rodeado de niños pequeños y familia…

Pero igualmente nos deja entrever los nuevos retos a los que nos enfrentamos: , las personas, los espacios y las herramientas tecnológicas.

PERSONAS

  • Nuevo estilo de liderazgo: el teletrabajo necesita cambios en el modelo de liderazgo, con estructuras jerárquicas más horizontales. Las pequeñas empresas o start-ups están posiblemente mejor adaptadas a este modelo frente a las grandes empresas que necesitarán un proceso de adaptación
  • Actitud emprendedora: nueva actitud por parte de los empleados: el teletrabajo requiere un cambio de actitud. Se necesita un fuerte espíritu emprendedor, con una mayor capacidad de autogestión, mucha iniciativa y dedicación.
  • Equipos más deslocalizados, con un nuevo tipo de evaluación: el impulso del trabajo con equipos descentralizados y globales, incluso ante la vuelta a sistemas de producción más centralizados, conlleva un cambio en la revisión y coordinación de las actividades.

ESPACIOS

A corto y medio plazo viviremos transformaciones muy visibles, ya que gran parte del mundo laboral se traslada al mundo virtual:

  • Se modifican de manera urgente los protocolos de limpieza y de ocupación máxima para mantener las distancias sociales requeridas. La actividad se desarrollará desde las oficinas y desde casa en un 50%, lo que facilitará el distanciamiento social. Las empresas deberán primar especialmente el teletrabajo entre aquellos empleados que tengan necesidades especiales de protección. 
  • Las reuniones presenciales y viajes se mantendrán en cuarentena hasta conseguir una vacuna. Las salas de reunión serán temporalmente almacenes de sillas, mientras que nos juntamos por “Skype”, “Zoom”, “Hangout” …

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

  • Renovación: se difunde la implantación de nuevas herramientas que permitan colaborar y compartir de manera ágil, soportando la conexión de equipos amplios.

A largo plazo, se acelerará el cambio que ya estábamos viviendo con anterioridad a esta etapa:

  • El ciberespacio y mundo virtual será una práctica cotidiana, el día a día, frente a la actividad presencial que se reservará para ocasiones muy especiales.
  • El respeto hacia el otro y la empatía, más arraigados como consecuencia de la mayor vulnerabilidad de todos, fomentarán la inclusión en la creación de equipos y la manera de relacionarnos en el entorno laboral.
  • La barrera entre el “workplace” y el “homeplace” queda difuminada. Ya no va de horarios flexibles o “días en los que se permite” trabajar de casa. Será necesario acomodar la casa a la nueva situación, con pantallas de ordenador y sillas que garanticen un mínimo de calidad ergonómica.
  • La arquitectura incorpora “gadgets” que protegen la salubridad, como materiales anti-germen, puertas sin contacto, mayor iluminación, taquillas gestionadas por mandos, textiles que miden temperatura, etc.
  • La integración del IoT (Internet of things) mediante la instalación de sensores que midan la ocupación, densidad, la calidad de aire y la temperatura pasan a ser indispensables.
  • La oficina se vuelve un “hub” para conectar con la marca, la cultura y con los equipos centralizados. Cabe pensar que en grandes urbes haya dos o tres “mini-hubs” por empresa, pequeñas sedes que favorezcan el contacto de grupos pequeños y den más opciones al empleado.

En definitiva, se vislumbra un claro ganador, “Activity based working“. Esta tendencia viene también impulsada por el reconocimiento a que, aun desarrollando tareas similares, no todos trabajamos de la misma manera. Es imprescindible que haya una adaptación del entorno a los diferentes tipos de personalidad, así como a sus condiciones físicas, circunstancias y requerimientos de distanciamiento social. El modelo construido a partir del “Activity based working” impulsa una total y radical inclusión y una mayor flexibilidad y eficiencia con la más baja ocupación. En estas condiciones, nuestros hogares pasan a ser una parte más del entorno del trabajo. Aprovecharlo para las circunstancias que requieran distanciamiento será solo una consecuencia, no un motivo.

Este tiempo demuestra la capacidad del ser humano para adaptarse, de manera individual y como parte de la sociedad, a un nuevo mundo en el que más hoy que nunca, confluye lo laboral y lo personal.

Mónica Soto

Directora en 3g office España

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