Vuelta a los espacios de trabajo corporativos 

Francisco Vázquez | Fundador de 3g Smart Group

 

El objetivo será alinear todas nuestras herramientas para generar confianza y minimizar ese miedo al contagio.

 

 

Post relacionados.

SIG COMBIBLOC proyect by 3g Smart Group

SIG COMBIBLOC project by 3g Smart Group  3g Smart Group |  Projects A great project in which our real estate, consulting, design and construction teams have been involved. Post relacionados.                                                                              ...

Proyecto SIG COMBIBLOC por 3g Smart Group

Proyecto SIG COMBIBLOC por 3g Smart Group 3g Smart Group |  Proyectos Un gran proyecto en que han intervenido nuestros equipos de real estate, consultoría, diseño y construcción. Post relacionados.                                                                      ...

3g Smart Group lanza las Digital Smart Conversations 2020

3g Smart Group lanza las Digital Smart Conversations 2020 3g Smart Group |  Digital Smart Conversations El nuevo formato online contará con la intervención de directivos de las principales empresas de países de todo el mundo en los que la compañía está presente Post...

La puesta en marcha del teletrabajo desde casa, de manera obligada y en un tiempo récord, ha supuesto un gran reto para muchas organizaciones. Inicialmente, el desafío fue organizar todo lo necesario desde el punto de vista tecnológico, más tarde vivimos la inevitable adaptación de procesos y gestión de equipos, y hoy, después de varias semanas de confinamiento, las organizaciones estamos prestando también especial atención a cuidar aún más la salud física y psíquica de los colaboradores. 

En esta situación tan delicada, empresas y administraciones públicas comienzan a planificar el fin progresivo del confinamiento, lo que incluye la organización de la vuelta al trabajo en los espacios corporativos. Ante este nuevo escenario, el mayor reto será gestionar el miedo al contagio, tarea en la que los responsables del diseño y gestión de oficinas tenemos un desafío aún mayor, al tener que redefinir el uso que se hace del espacio, las instalaciones y los servicios. 

El objetivo será alinear todas nuestras herramientas para generar confianza y minimizar ese miedo al contagio; es necesario tener la certeza de que todos los espacios están desinfectados y de que se podrá mantener la distancia social para evitar contagios. La confianza se genera con transparencia y autogestión. Por esta razón, será recomendable explicar y comunicar los procedimientos y medidas adoptadas para que los propios empleados puedan ponerlos en práctica de manera sencilla y eficiente.

¿Cómo preparar la vuelta a los espacios corporativos?

Hay que empezar por analizar el espacio disponible que, en función de la “distancia social” recomendada por las autoridades o definida por la propia compañía, nos permita determinar el aforo máximo recomendable para cada planta. Con este propósito, se tendrán en cuenta la capacidad y disposición actuales al tiempo que se analizan posibles cambios en la distribución que logren optimizar el aforo. 

Una vez definidos el aforo y la distribución de espacios idóneos, se deberá generar la información y documentación gráfica necesaria para usuarios y gestores, indicando los códigos de circulación, los puestos de trabajo y las salas de reuniones disponibles, así como cuáles son los medios físicos de protección y los aforos parciales de cada espacio. Con todo ello se elaborará la guía de uso del espacio

En este nuevo uso del espacio POST COVID-19, en los que la distancia y el aforo son protagonistas, se plantea el debate de si los puestos han de ser fijos -asignados- o por el contrario flexibles -no asignados-. 

Lo más leido.

SIG COMBIBLOC proyect by 3g Smart Group

SIG COMBIBLOC project by 3g Smart Group  3g Smart Group |  Projects A great project in which our real estate, consulting, design and construction teams have been involved. Post relacionados.                                                                              ...

Proyecto SIG COMBIBLOC por 3g Smart Group

Proyecto SIG COMBIBLOC por 3g Smart Group 3g Smart Group |  Proyectos Un gran proyecto en que han intervenido nuestros equipos de real estate, consultoría, diseño y construcción. Post relacionados.                                                                      ...

3g Smart Group lanza las Digital Smart Conversations 2020

3g Smart Group lanza las Digital Smart Conversations 2020 3g Smart Group |  Digital Smart Conversations El nuevo formato online contará con la intervención de directivos de las principales empresas de países de todo el mundo en los que la compañía está presente Post...

The Smart Podcast, primera temporada: workplace

The Smart Podcast, primera temporada: workplaceast Francisco Vázquez |  Presidente de 3g Smart Group ¿Cuál es realmente el impacto que va a tener esta crisis en los modelos de trabajo y, por tanto, en el diseño de los espacios corporativos? Post relacionados. Os...

3g Smart Group y FORCADELL se asocian en Cataluña

3g Smart Group y FORCADELL se asocian en Cataluña 3g smart Group |  Nota de prensa El acuerdo tiene como objetivo aunar el conocimiento de ambas compañías para acompañar a las empresas en sus procesos de transformación de los espacios y necesidades inmobiliarias. Post...

El primer escenario, con asignación de espacios individuales para cada persona, parece generar, a priori, más confianza, ya que ofrece la certeza al empleado de ser el único usuario del puesto, máxime si la tecnología no es móvil. Sin embargo, se obliga al empleado al uso de un lugar concreto que, por una localización en una planta o por unas características determinadas, podría no ser el idóneo para que esa persona encuentre su zona de seguridad. Por otro lado, la asignación puede producir una relajación no deseable en los aspectos higiénicos a los que nos referiremos más adelante. Por último, este tipo de puestos son más difíciles de gestionar, especialmente si la empresa tiene que organizar turnos. 

En el escenario de puestos no asignados, una vez definido el aforo máximo y las reglas de uso del espacio, el trabajador podrá elegir aquella ubicación en la que, por un lado, se encuentre más seguro y, por otro, pueda desarrollar mejor la actividad que tenga planificada para un día en concreto. Por supuesto, en este caso, existe además una mayor presión en los aspectos higiénicos del puesto de trabajo que algunos indican como positivo. El modelo flexible es sencillo de gestionar pues facilita la movilidad dentro de la sede, la optimización de aforos, la organización de turnos y la propia autogestión del empleado  

A la hora de elegir uno u otro modelo, o incluso un modelo mixto, deberíamos tener en cuenta que todo apunta a que, como consecuencia de esta pandemia, habrá un incremento a futuro del teletrabajo y, por tanto, una reducción de la ocupación de las sedes corporativas, por lo que parece más que probable que los modelos de trabajo flexibles perduren en el tiempo y se consolide el concepto de oficina flexible a medio-largo plazo. Este modelo de oficina se basa en la no asignación de puestos de trabajo, en el trabajo como actividad y no como lugar. Por tanto, si todo indica que en el medio-largo plazo optaremos por modelos de espacios no asignados, esta es quizá una magnífica oportunidad para iniciar desde hoy esta transición ¿no? 

En cualquier caso, debemos transitar seguro hacia el modelo de mesas limpias. El concepto de mesa limpia, vacía de objetos personales, papeles, carpetas, etc. se estaba implantando ya en muchas organizaciones y cabe esperar que por motivos higiénicos se acelere tras esta pandemia. No se trata de una oficina sin papeles, no depende de la mayor o menor digitalización, o de si el puesto es o no de libre asignación, se trata simplemente de recoger la mesa y dejarla sin objetos ni papeles al terminar la actividad, para facilitar su correcta desinfección, tanto en los puestos asignados como, y más necesario aún, en aquellos no asignados. Para ello es indispensable proveer a cada trabajador de un espacio individual adicional para guardar sus objetos personales tipo casillero, taquilla u armario. 

Con respecto a las medidas higiénicas hay dos líneas de actuación: las ligadas a las instalaciones del edificio y las relativas a los procesos de limpieza. La clave de las primeras está en el incremento de la ventilación de los espacios de trabajo que, idealmente vinculado a los sistemas de climatización centralizados, logre aumentar la filtración del aire exterior. Dado que este incremento depende en gran medida de los sistemas actuales, habrá dos fases: una inmediata para conseguir llegar a la máxima capacidad de las instalaciones actuales y otra, a medio plazo, que deberá acometer cambios más profundos en los sistemas de ventilación y climatización. 

Respecto a las medidas higiénicas de limpieza y dado que dependerán en gran medida de las recomendaciones y legislaciones sanitarias de cada país y empresa, no entraré en el tipo de detalles que deberemos considerar, pero si me gustaría enfatizar la importancia que tiene que los empleados se sientan confiados y seguros sobre las actividades de higiene que se realizan en la empresa. Por ejemplo, es importante que, a diferencia del pasado en el que el servicio de limpieza se realizaba para que la gente no lo viera, hoy es recomendable que el usuario vea y sienta la presencia de estos equipos y servicios. Incluso hay quien sugiere que se debe proporcionar al empleado útiles de limpieza por si él mismo desea desinfectar su puesto.  

Con esto conecto con un tema fundamental para el éxito de este proceso de vuelta a los espacios corporativos: la gestión del cambio. Este nuevo camino requerirá sin duda de una extensa actividad de comunicación para generar en el empleado una mayor sensación de confianza y de seguridad que le ayude a gestionar el miedo, la incertidumbre. 

Como en otras ocasiones, la gestión del cambio deberá apoyarse en figuras que promuevan una renovación optimista y ágil: agentes del cambio, actividades formativas, piezas gráficas y videos y/o webinars con los que, junto a otros elementos, se transmitan correctamente las políticas de higiene y de uso del espacio que se establezcan. 

Por último, algo muy importante ante esta nueva normalidad, muy conectada al control de aforos y de distancias de seguridad, es la implementación de modelos de seguimiento y monitorización. Existen en el mercado un gran número de tecnologías que permiten conocer el uso que las personas hacen de los espacios. Probablemente esta pandemia genere el despliegue definitivo de estas tecnologías y permita a los gestores y diseñadores de espacios corporativos trabajar con datos precisos para mejorar la experiencia de los equipos.  

Francisco Vázquez

Fundador de 3g Smart Groupo

Más blog.