Workplace pos COVID-19 

Francisco Vázquez |  Fundador de 3g office 

El COVID-19 no solo ha puesto en tensión nuestro sistema sanitario, sino que también ha venido a cuestionar el modelo tradicional de trabajo presencial que todavía existe en un gran numero de empresas.

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Lo primero que me gustaría dejar claro es que el tele trabajo impuesto que estamos viviendo en estas semanas no se corresponde con lo que entendemos como tele trabajo. Además de la obligatoriedad, las condiciones no han sido las optimas en la mayor parte de los casos: ansiedad por la futura crisis, incertidumbre, presencia de niños que atender en sus tareas, tecnología improvisada, falta de un espacio definido y preparado para la tele trabajar… Sin embargo, pese a todo esto, ha puesto de manifiesto cómo la tecnología puede impulsar otro modelo de trabajo más comprometido con la conciliación y el medio ambiente; y más adecuado para dar respuesta a crisis como la que estamos viviendo. Después de esta experiencia, empleados y empresas impulsarán un modelo de tele trabajo no obligatorio bajo el marco de una política más extensa de trabajo flexible, que ya se venía implantando en muchas organizaciones desde hace mas de 10 años. 

El trabajo flexible, en el que el tele trabajo es una de las herramientas, consiste en trabajar con flexibilidad desde la localización más adecuada para las personas y para la actividad a realizar. Las localizaciones pueden ser múltiples, como por ejemplo: en la sede de nuestra empresa, en la sede de cliente o colaborador, en casa, en las bibliotecas, en el tren, en un aeropuerto, en hoteles, en co-workings… siempre buscando el lugar más apropiado para ser más productivos. 

¿Qué va a ocurrir con los espacios de trabajo corporativos tras el COVID-19? 

A corto plazo hay que implantar una serie de medidas higiénicas, como nuevos procedimientos de desinfección y limpieza que trasladen al empleado confianza y seguridad para volver a su puesto de trabajo. La vuelta a los lugares de trabajo deberá también ser escalonada y flexible para conservar la “distancia social”. Para ello, hay que definir con los empleados y colaboradores, como ya se venía haciendo en muchas empresas, unas políticas de trabajo flexible ad-hoc que ayuden a gestionar, con naturalidad, los flujos de empleados en las sedes corporativas. Viviremos en definitiva muy pendientes del aforo y la higiene. Durante esta fase es recomendable que las empresas faciliten otros lugares alternativos para el tele trabajo tales como hoteles, bibliotecas, co-workings, centros de negocio… y por supuesto nuestras casas.

En los espacios de trabajo corporativo no estimamos a corto plazo cambios muy significativos, se dejarán las distribuciones de espacio actuales que serán ocupadas con una densidad de entorno al 50%. Para facilitar el proceso, y que cada persona se sienta confortable en su “distancia social”, es recomendable, en aquellas empresas que tengan los puestos de trabajo todavía asignados, que liberen dicha asignación y que cada empleado pueda elegir el lugar donde se encuentra mas seguro, para ello, se establecerán unas normas básicas que ordenen este uso flexible del espacio disponible. En esta fase a corto plazo habrá que revisar las distribuciones actuales y hacer pequeños cambios espaciales que apoyen y faciliten tanto la higiene como la flexibilidad.

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A medio plazo las empresas habrán madurado su modelo de trabajo flexible, como decía antes, permitirá a los empleados y colaboradores trabajar en movilidad buscando siempre el mejor momento y la mejor localización para realizar sus actividades, con un mix de localizaciones que incluirán los espacios corporativos de las empresas, espacios flexibles, espacios públicos y sus casas. Es el momento entonces de un rediseño de la sede corporativa que responda a la realidad de cada organización.

Para rediseñar a medio plazo los espacios corporativos correctamente, es clave monitorizar desde el principio todo el proceso hasta que se produzca la maduración.  El rediseño se hará trabajando con las evidencias del modelo post-COVID-19.

Este modelo de trabajo se traducirá a nivel de diseño del espacio corporativo en lo que se denomina la oficina flexibleLa oficina flexible se adapta al modelo de trabajo flexible, a las personas, a la tecnología, al grado de movilidad, a la estrategia y a las actividades (Activity Based Design). Comenzamos el diseño de oficinas flexibles hace mas de diez años con la llegada de la tecnología móvil, son muchas los ejemplos en casi todos los países, de los cuales podemos aprender. La metodología de diseño y las soluciones de una oficina flexible son sencillas y testadas. Sin embargo, hay dos aspectos nuevos que debemos incorporar como consecuencia del COVID-19:  el incremento de la movilidad y la “distancia social”.

Ya veníamos observando desde hace años una movilidad creciente en las sedes corporativas, aunque no tuvieran políticas de trabajo flexible. Son bastante comunes ratios de ocupación antes del COVID-19 que no superaban el 70% (7 mesas ocupadas de cada 10). Esto ya estaba generando dudas sobre la asignación personal de puestos de trabajo puesto que por un lado al menos un tercio del tiempo estos permanecían vacíos y por otro, crecía la demanda de lugares de reunión y socialización. Esta ocupación se reduce por debajo del 50% en aquellas empresas en las que hemos implantado una política de trabajo flexible, en las que no hay asignación de un espacio individual a cada empleado. El considerar esta movilidad transitando a modelos no asignados de espacios ha permitido a muchas empresas durante estos años atrás optimizar el uso del espacio ajustándolo a las necesidades reales, impactando en la productividad y  en los costes operativos reduciendo el espacio corporativo en un 40%.

Después de la experiencia del tele trabajo obligado, el trabajo remoto en casa o en otro lugar distinto de la sede corporativa se incrementará, y los ratios de ocupación de las sedes corporativas caerán por debajo del 50%, por lo que se extenderá el modelo de oficina flexible. Sin embargo, la tan atractiva optimización de los costes operativos unidos a la implementación de una oficina flexible, a ratios de ahorro del 40%, serán mucho más difíciles de obtener por la “distancia social”. El concepto de “distancia social” influirá claramente en el diseño de las nuevas oficinas flexibles y genera, a priori, una necesidad de incrementar el ratio de espacio por empleado. Por ejemplo, salas de reunión originalmente para 8 personas pasarán a ser para 4; bancadas de puestos donde teníamos 6 trabajadores pasarán a 3, no será recomendable enfrentar cara a cara los puestos, reducción de aforo en cafeterías, etc.

Se produce pues una tensión entre la lógica de optimizar espacio por los bajos ratios de ocupación, con la lógica de conservar una distancia social. Esta tensión es probable que consiga crear un efecto neutro sobre la dimensión general de los espacios corporativos.

Francisco Vázquez

Fundador de 3g office

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